디지털트랜스포메이션에 대해

인터넷에 ‘디지털 트랜스포메이션 (이하 DT)’이란 단어를 검색하면 여러 광고와 여러 블로그에서 각기 다른 내용으로 이 단어를 해석한 글이 검색된다. 이 중 DT와 관련된 기업 광고 메시지 대부분은 ‘생산성 향상을 위해 DT는 필수이고, 업무 모든 영역을 디지털 기반으로 전환해야 한다’고 광고를 한다. 그러면서 우리 솔루션은 어떤 특정 업무에 특화되어 있어서, 업무를 수행하는 담당자들이 반복적인 업무의 수고를 덜고 보다 생산적인 업무를 할 수 있게 도와준다고 광고 한다. 그리고 DT로 검색해서 나오는 많은 블로그는 ‘DT가 무엇이며, 어떻게 하는 것이 좋은가 그리고 무엇을 해야 하는가’라는 다소 원론적인 얘기를 한다.

 

무슨 말인지 감이 안오는데, 비슷한 얘기만 여러 사이트에서 한다. 그래서 DT와 관련해서 이런 내용들만 보다보면 점점 더 어려워진다. 대체 무슨 얘기를 하는지 그리고 어떤 내용이고 어디서부터 시작하고 무엇을 변경해야 하는지 혼란스럽기만 하다. 대부분 그렇게 느끼는게 정상이다. 내가 하는 업무는 정형화 되어있고, 전산 시스템도 사용하는데 크게 문제가 없다고 느끼기 때문이다.

 

디지털 트랜스포메이션(이하 DT)는 현재 여러분이 하는 업무나 회사에서 주요하게 수행하는 업무에서 반복적이거나 자동화가 가능한 부분을 식별하고 그 부분을 디지털 전환(전산화를 통한 업무의 자동화라는 표현이 더 어울릴 듯 하다.)하여 수행하는 업무 시간을 단축하거나, 투입되는 인력이나 시간을 최적화하여 생산성을 올린다는 취지이고 목적이다. 

 

그래서 DT는 그 범위가 엄청 넓다. 업종마다 전산화가 가능한 부분, 전산 자동화를 통해 개선할 수 있는 부분 그리고 생산/조립/유통 등의 주요 업무에서 전산화를 통해 생산성(수율)을 향상할 수 있는 부분 등 너무나 다양하고 많다. 그리고 이러한 것들을 가능하게 하는 여러 업무 분야의 다양한 벤더사 제품도 있고 프로그램을 개발하는 업체도 있다. 여러분의 회사가 이러한 DT가 필요하다고 느껴서 솔루션 업체나 개발 업체에 문의를 하면 대부분 뭐든지 다되고 다해줄 것처럼 틀에박힌 매뉴얼대로 영업을 한다. 그런 영업적인 업무 미팅이 끝나면 10중 8,9는 뭔가 의심스러운데도 그냥 업체의 영업력에 혹은 업체의 레퍼런스(여러분의 회사와 유사한 사례)에 넘어가서 덥석 계약을 하고 디지털 트랜스포메이션을 진행한다. 이것만 하면 여러분의 회사가 발전하고, 비용절감도하고 생산성도 향상될 것이라 생각하며..그러나 시간이 지나고 솔루션 업체나 개발 업체가 구축한 사항을 보고 실제 사용자들이 사용하기 어려워하고 기존과 다른 방식에 적응못하고 결국은 잘 사용하지 않고 돈 날리고 DT솔루션(개발)은 사장되는 경우가 생길 것이다. 

 

왜 돈날리고 DT솔루션(개발)은 사장되는 결과가 나왔을까? 원인은 여러분 회사 조직이 DT를 받아들일 준비가 되지 않았기 때문이다. 그래서 난 좀 다르게 그리고 쉽게 DT를 설명하고 필요한 사항이 무엇인지 얘기를 해보고자 한다. 산업별로는 어떤 부분을 개선하고 변화 관리란 걸 통해 DT의 최종 목적인 생산성 향상을 이룰지 내가 경험한 사항과 최신의 IT 기술을 접목해서 내가 아는 범위에서 간략하게 정리해보려 한다. 그리고 생산성 향상이란 목적에서 진행하는 DT를 조직의 구성원 모두가 잘 활용할 수 있어야 하기 때문에 점진적 변화 확대는 물론이고, 이에 따른 구성원들의 적응, 즉 변화관리에 대해서도 얘기를 해보려 한다.

 

DT란 개념이 나온지 오래되었고, 대부분 많이 변화를 했겠지만 앞서 얘기한 것처럼 실제로는 돈만 날리고 사장된 경우가 많을 것이고, 무엇보다 최근 AI 열풍으로 기업마다 AI에 대한 니즈가 무의식 속에 있을건데 제대로 정확한 DT가 구현된 이후에 AI도 적합한 형태로 구현되어야 그 효과가 있기 때문에 DT에 대해서 먼저 정리를 해보려 한다.

 

- 돈 쓴만큼 효과가 있고, 사내 모든 구성원이 잘 사용하는 DT구현을 위해 반드시 필요한 사항은? 

누군가 DT를 끌고가는 선봉이 되는 직원 한 명은 반드시 필요하다. 특정 IT 분야 전문가일 필요는 없지만, 새로운 트랜드에 대한 이해가 있고 조직 내에서 입김이 센 빅마우스인 사람이 필요하다. 이 사람을 통해서 향후 회사가 DT 구현으로 어떤 업무가 개선되어서 프로세스가 변경되고 편해지는 지를 DT 프로젝트가 완료되기 전까지 지속적으로 공유하는 자리를 갖고, 수시로 이에 대한 교육과 전도를 해야한다.

물론 DT를 끌고 선봉에 있는 직원의 역량이나 역할도 중요하지만, 가장 효과적인 방법은 대표이사가 이런 역할을 하는 것이다. 대표이사의 말 한마디 한마디는 법이고 률이되기 때문이다.

이런 역할을 수행할 직원이나 대표이사는 DT 프로젝트 시작 단계에서 현 업무의 개선이 필요한 부분에 대한 확인과 개선방향, 개선에 따른 프로세스 등 분석과 설계 단계에 반드시 참여해서 내용을 숙지해야 한다. (보통 DT 프로젝트의 분석,설계는 IT 컨설팅 업체를 통해 진행하는데, 상황에 따라 내부에 전산조직이나 IT부서가 있다면 자체적으로 진행하기도 한다.)

 

- 어디서부터 시작할까? 현재 업무의 시작부터 끝까지의 업무 분석과 프로세스 분석, 개선점, 문제점을 찾자. 

우리 회사 업무의 시작과 끝을 명시하고 그 사이에 있는 수많은 세부적인 업무와 업무 절차, 개별 업무별 프로세스, 그리고 상관 관계에 대해 업무 흐름 절차도 그림을 그리면 어느 부분, 어느 영역에서 업무 로드가 걸리고, 지체가 발생해서 후속 업무 프로세스에 영향을 미쳐, 전체적인 업무 공정에 문제가 생기는지 파악하게 된다.

통상 이러한 문제점들은 회사 업무가 진행되는 과정중 여러 곳에서 발생한다. 그럼 이렇게 식별된 문제점들 중에서 회사의 생산성이나 실적에 가장 큰 영향을 주는 문제점은 무엇인지 그래서 시급하게 개선해야 할 문제점들이 무엇인지 확인하고 개선 우선순위를 정한다. 참여인원, 투입자원, 투입시간, 투입비용 대비 출력되는 결과에 대해 세밀하게 분석하여 우선순위를 정한다.

이렇게 전체 업무 프로세스를 분석하는 기반이 향후 DT 프로젝트를 통해 개선된 업무 단계별 성과 분석 지표, 실적 지표, 단계별 업무 지연사항 분석 등 다양한 BI(Business Intelligent) 요소로 제공됨으로써 경영자에게 Business Insight를 제공한다. 경영자는 이를 통해 사업을 성공적으로 운영할 수 있는 기반을 갖게 된다.

다시 DT프로젝트를 위한 업무 프로세스 분석으로 돌아와서 업무 프로세스 상에서 여러 문제점들을 찾았으면, 문제점들마다 개선해야 하는 방향도 설정해야 한다. 즉 문제점마다 개선을 위한 설계를 해야한다.

이렇게 현재 업무 프로세스 상에서 문제점을 찾고 개선 방향을 찾고 설계하는 부분까지가 DT 프로젝트 수행을 위한 준비단계이다.

 

- 점진적으로 변경할까? 전체를 한번에 변경할까? 

기업의 생산성에 가장 큰 영향을 미치는 문제점들을  우선순위에 따라 하나씩 개선하고 변경 적용하여 사용자들이 DT를 통한 프로세스 개선에 익숙해 질 수 있도록 충분한 기간을 두고 DT 프로젝트를 점진적으로 수행할 것을 권장한다. 점진적으로 진행하면 통합적으로 진행하는 DT 프로젝트에 비해 비용이나 시간, 사용에 대한 리스크 등을 조절하면서 진행할 수 있는 장점이 있다.  

반면 문제점들을 한꺼번에 개선하는 통합적 방법의 DT 프로젝트는 점진적으로 진행하는 DT 프로젝트 대비 기간 단축이나 비용 절감은 할 수 있겠지만, 실제 사용자 입장에서는 너무 많이 변경된 업무 프로세스에 대한 복잡함이나 사용 어려움 등으로 오히려 거부감이 생길 가능성이 크다.

물론, 변화나 변경의 폭이 많지 않을 경우에는 DT를 한번에 진행해도 무리는 없을 거 같다.

그래서 점진적으로 진행할 것을 권장한다.

 

- DT의 마일스톤을 설정하자. 업무의 시작과 끝까지 변화의 우선순위를 정하고, 변화관리 적응 소요시간 및 선행 과제를 통한 성과 측정/분석 그리고 다음 과제 진행 일정 등 전체 DT의 마일스톤을 정하자. 

자, 이제 DT 대상 선정을 위해 현 업무 프로세스 상의 문제점들을 기업의 생산성에 영향을 미치는 중요도에 따라 우선순위를 정했고, 각각의 문제점에 대한 개선 방향(설계)도 설정하였다. 그럼 이제 이 DT 프로젝트를 어떻게 진행하고 어떤 일정으로 진행할 지 설정해야 한다. (모든 업무가 그렇듯이 일의 순서와 시작과 끝에 대한 일정관리, Due Date 관리가 절대 필요하다.) 

우선순위에 따른 문제점 개선을 위한 DT 프로젝트를 솔루션 기반으로 할 지, 일반 개발을 이용해서 할 지 방법을 정해야 한다. 이번 DT 프로젝트가 기존에 SI성 개발로 이루어진 시스템 위해 개선 사항을 적용하는 경우라면 개발을 통해 DT 프로젝트를 수행하는 방안이 적합할 것이다.

그리고 DT 프로젝트 수행 일정, 테스트 대상과 일정, 서비스 오픈과 안정화(변화관리 지원), 개선사항 분석 이후에 차기 DT 프로젝트 수행 일정 등 전체 개선사항별 개별 DT 프로젝트 일정을 수립하고 운영하는 방법으로 마일스톤 관리를 해야 한다.

 

- 성과 모니터링과 분석, 데이터의 추적, 원인 분석 및 개선방향 도출

1단계 DT 프로젝트가 종료되고 실 사용자가 사용하면서 여러 개선 의견이 나온다. 이를 취합해서 2단계 DT 프로젝트를 수행할 때 개선사항을 반영할 수 있다. 뿐만 아니라, 1단계 DT 프로젝트를 통해 생산성이나 개선 사항에 대한 지표도 확인할 수 있다. 이렇게 확인되는 BI(Business Intelligent)로 성과 분석 및 문제점 분석을 할 수 있고, 개선 방향을 분석하고 업무에 반영함으로써 지속적인 발전을 도모할 수 있다.

 

* 회사 조직이 크지 않다면, 상기 업무는 DT 업무를 컨설팅하는 전문 업체를 통해 믿고 맡기는게 좋다. 다만, 조직 내부에서 컨설팅 업체 혹은 개발업체와 함께 해당 DT 프로젝트를 진행하는 사항을 모니터링하고 결정하는 인력은 반드시 필요하다. 본격적으로 DT 프로젝트가 진행되기 이전에 업무 프로세스를 분석하고 설계하는 업무를 PI(Process Innovation)라고 한다. 조직의 규모가 너무 작아서 해당 PI 업무를 할 수 없다고 하면 DT 프로젝트는 더이상 진행할 수 없다. 하지만 경영자 입장에서는 회사의 규모가 크던 작던 DT 프로젝트를 안할 수는 없다. DT 프로젝트를 통해 업무가 개선되고, 생산성이 향상되는 효과를 얻을 수 있으니..그래서 DT에 대한 투자는 현 시점에서 필수이다. 그리고 첫 단계의 DT가 성공적으로 추진되어 사용자가 잘 사용하지 않으면, 다음 단계 DT는 진행될 수 없다.